Majoritatea managerilor din industria IT se confruntă cu probleme în a implementa un proiect respectând constrângerile bugetare și de timp impuse de clienți și piață, adesea invocând lipsa resurselor umane necesare pentru a livra în termenele agreate. În consecință, pun presiune pe echipele existente pentru a munci mai mult și a respecta planul inițial. Uneori această abordare poate funcționa dar de-a lungul carierei am văzut multe proiecte unde această presiune continuă mai mult a generat probleme adiționale decât să le rezolve pe cele deja existente.
În continuare voi detalia 5 mituri care duc la eșec
1. Cu cât mărim echipa cu atât livrăm mai repede și mai mult
Fără o analiză a cauzelor întârzierilor, uneori, managementul consideră că adăugând mai mulți dezvoltatori în echipă va crește și viteza de livrare.
În realitate, mărirea echipei de dezvoltatori poate duce la întârzieri mai mari, deoarece noii colegi trebuie sa fie instruiți, familiarizați cu procedurile existente, integrați în echipă. De altfel, cu cât crește echipa cu atât complexitatea se mărește și proiectul devine din ce in ce mai greu de gestionat.
Amazon, consideră că echipa optimă se poate hrăni cu 2 pizza. Cu cât este mai mică echipa cu atât există o relație interumană mai buna între membrii acesteia, colaborează mai bine și într-un final livrează mai bine.
Din ce am constatat eu, cele mai multe proiecte nu au întârzieri pentru că echipa este subdimensionată ci de regulă altele sunt cauzele:
– Dependințe gestionate prost (se așteaptă după alte echipe, date care nu circulă dintr-un modul într-altul etc)
– Planificare defectuoasă (se codează front-end-ul înaintea back-end-ului, se trece la dezvoltare fără a avea design după care se consumă timp pentru a adapta codul la design/arhitectură)
– Blocaje în dezvoltare (cod neaprobat în timp util, cod rămas pe mediul local foarte mult timp)
– Birocrație crescută (am lucrat la câteva proiecte unde acordarea acceselor dura până la o lună poate și mai mult, timp în care oamenii erau neproductivi)
– Împărțirea defectuoasă a echipelor pe principiul diviziunii muncii (spre exemplu echipă separată de front-end și back-end când membrii acestora erau fullstack developers și puteau adresa ambele subiecte în aceeași măsură; în același proiect front-end-ul aștepta după back-end sau coda înainte după care modifica codul pentru a se sincroniza cu ce au implementat cei din echipa back-end)
În 19 ani de carieră în industria software, am văzut doar de foarte puține ori echipe subdimensionate, dar adesea echipe supradimensionate doar pentru că managementul credea că dacă adaugă personal suplimentar va accelera dezvoltarea și în consecință va respecta termenele de livrare.
2. Modelul „tăiere de costuri”
Un obiectiv al tuturor managerilor este optimizarea costurilor. Este foarte important pentru o afacere să aibă o marjă sănătoasă de profit dar tăierea costurilor poate avea uneori efecte contrare celor așteptate dacă nu este făcută cum trebuie.
În industria software tăierea costurilor se poate face prin două modalități: outsourcing pentru echipe, roluri, departamente sau achiziționarea de echipamente mai ieftine sau open source (fără licență).
Outsourcing-ul poate fi o modalitate bună de a crește profiturile, dar acest lucru ar trebui făcut printr-o planificare atentă. Mutarea unui rol într-o țară și a celorlalte în alta va funcționa cu greu. În plus, managerii ar trebui să se concentreze pe calitatea pe care o obțin cu aceiași bani și ar trebui să prevaleze un bun echilibru costuri-beneficii. Dacă nu se realizează în mod corespunzător, externalizarea vă poate pune în pericol relația cu clienții, poate reduce calitatea livrabilelor, poate duce la costuri suplimentare de instruire, păstrare a forței de muncă și, în cele din urmă, în loc să vă reduceți costurile, ele vor crește.
A doua opțiune de reducere a costurilor: achiziționarea de echipamente mai puțin costisitoare, licențe, poate aduce o gură de oxigen pe termen scurt însă pe termen lung poat afecta afacerea / proiectul, producând livrabile de calitate inferioară și demotivarea echipelor de programatori.
3. Utilizarea ridicată a resurselor va îmbunătăți performanța
Cea mai mare preocupare a unor manageri este că oamenii din echipa lor nu au o utilizare suficient de mare. Multe companii au obiective de utilizare, iar managementul urmărește în mod constant acest KPI. Potrivit sondajelor, marea majoritate a companiilor consideră că, dacă resursele nu sunt facturabile 100% pe proiecte, aceasta va duce la întârzieri în livrare și se vor irosi banii plătind angajații să nu facă nimic. De fapt, situația este opusă, iar utilizarea ridicată duce la întârzieri:
De altfel, unele companii, cum ar fi Google, au implementat un sistem care le permite angajaților să folosească 20% din timpul de lucru pentru studiu sau lucrul la alte subiecte pe care le consideră de interes. Ideile și proiectele cele mai inovatoare au apărut din aceste activități.
4. Cu cât proiectul începe mai devreme, cu atât mai repede va fi finalizat
Un proverb românesc spune: “Cine se scoală de dimineață, departe ajunge”. Pe de altă parte, un alt proverb spune “Graba strică treaba”. În industria software se aplică mai degrabă al doilea proverb, iar dacă ne grăbim să începem mai repede un proiect, riscăm să nu îl mai terminăm deloc. Din păcate, un proiect care nu este pornit corect, va duce la întârzieri. Este foarte important să petreceți ceva timp înainte de a începe o dezvoltare într-o fază de “descoperire” în care încercați să înțelegeți particularitățile proiectului, scopul acestuia, riscurile și obiectivele de business. De asemenea, este foarte important să petreceți ceva timp pentru a digera informațiile pe care le-ați primit înainte de a începe, pentru a vă gândi la soluție și pentru a identifica punctele neclare.
Din nefericire, am văzut mulți project manageri care se apucă de un proiect fără o evaluare minimă, fără a lua în considerare diferite aspecte ale soluției propuse, fără a avea o vedere de ansamblu asupra livrabilelor și a obiectivelor. Este important ca înainte de a începe o dezvoltare să reflectăm asupra întregii soluții și să încercăm să o vedem din unghiuri diferite și inedite.
5. Cu cât punem mai multe caracteristici într-un produs, cu atât mai mult le va plăcea clienților
Un fan al designului minimalist a fost Steve Jobs fapt care a diferențiat produsele Apple de cele proiectate de alții. Când iPhone a fost lansat, Steve s-a luptat cu echipele tehnice pentru că își dorea un telefon mobil fără niciun buton iar inginerii considerau că acest lucru nu este posibil (anterior nimeni nu-și imaginase un telefon fără tastatură). Ce s-a întâmplat este istorie; iPhone a revoluționat întreaga industrie și a dus la prăbușirea diviziei mobile Nokia, care nu a anticipat piața.
Un alt exemplu este Google, cel mai simplu motor de căutare. Înainte de acesta, Yahoo, fostul lider absolut în industrie a încercat să ofere clienților pagini cu mult conținut – Yahoo Finance, Romance, Lifestyle, îngrămădite într-un singur portal. Nimeni nu credea că Google, o pagină albă cu o singură casetă de căutare va distruge supremația Yahoo, dar asta s-a întâmplat.
Prin urmare, de multe ori mai puțin este mai mult pentru clienții noștri, nu încercați să-i impresionați cu produse fanteziste cu tone de funcționalități, păstrați software-ul simplu și ușor de utilizat. Dacă un copil de 3 ani se poate juca cu software-ul dvs. și poate înțelege fluxul, atunci produsul dvs. este unul bun.
Aceasta nu este o listă exhaustivă, desigur, există o mulțime de prejudecăți și mituri care duc la eșecul proiectelor însă eșecul nu este un lucru rău. Important este să înveți din greșeli și să perseverezi până când produsul tău va deveni unul de succes.
